Datenschutzerklärung

Stand:

1. Verantwortlicher

Verantwortlicher für die Datenverarbeitung auf dieser Website und innerhalb der App PsychDesk ist:

PsychOnline UG (haftungsbeschränkt)
Brahmsstraße 45
53340 Meckenheim
Deutschland

Vertreten durch:
Geschäftsführer: Mark Wormwood

Kontakt:
E-Mail: info(at)psychonline.org

Registereintrag:
Eintragung im Handelsregister.
Registergericht: Amtsgericht Bonn
Registernummer: HRB 29946

2. Hosting und Serverstandort

Wir hosten unsere Website und die gesamte Anwendungsdatenbank bei der Hetzner Online GmbH. Die Server befinden sich ausschließlich in Rechenzentren in Deutschland (Nürnberg/Falkenstein).

Wir haben mit Hetzner einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung (AVV) gemäß Art. 28 DSGVO geschlossen. Dies garantiert, dass Ihre Daten nur nach unseren Weisungen und unter Einhaltung der DSGVO verarbeitet werden.

3. Nutzung der Software (SaaS) & Auftragsverarbeitung

3.1 Ihre Rolle und unsere Rolle

Bei der Nutzung von PsychDesk geben Sie als Therapeut personenbezogene Daten Ihrer Klienten (z. B. Namen, Gesundheitsdaten, Termine) in das System ein.

• Sie (der Nutzer) sind der Verantwortliche für diese Klientendaten (Art. 4 Nr. 7 DSGVO).
• Wir (PsychOnline UG) sind Ihr Auftragsverarbeiter (Art. 28 DSGVO).

Die Nutzung von PsychDesk setzt den Abschluss eines Auftragsverarbeitungsvertrages (AVV) voraus, der Ihnen bei der Registrierung in der App digital zur Verfügung gestellt wird.

3.2 Löschung und Export

Wir speichern personenbezogene Daten innerhalb der PsychDesk-Software nur für die Dauer des bestehenden Nutzungsverhältnisses mit dem jeweiligen Praxisinhaber. Nach Kündigung des Vertrages werden alle Daten nach einer Karenzzeit von 30 Tagen gelöscht, sofern der Verantwortliche (der Therapeut) nicht zuvor einen vollständigen Export durchgeführt hat. Die gesetzliche Aufbewahrungspflicht von mindestens 10 Jahren gemäß § 630f Abs. 3 BGB gilt für den jeweiligen Therapeuten als Verantwortlichen. PsychDesk übernimmt keine eigenständige gesetzliche Archivierungspflicht.

4. Google Kalender Integration (Optional)

Innerhalb von PsychDesk haben Sie die Möglichkeit, Ihren Account freiwillig mit Ihrem Google Kalender zu verknüpfen („Two-Way-Sync“). Dies dient dem Zweck, Termine zwischen PsychDesk und Ihrem Google Kalender abzugleichen, um Doppelbuchungen zu vermeiden.

Keine Übermittlung von Klientendaten / Gesundheitsdaten:
PsychDesk übermittelt keine personenbezogenen Daten von Klienten (insbesondere keine Namen, Kontaktdaten oder Gesundheitsdaten) an Google. Die Synchronisation erfolgt ausschließlich anhand von zeitlichen Verfügbarkeiten wie Datum, Uhrzeit und Dauer. Inhalte, Klientenzuordnungen und Sitzungsdetails bleiben vollständig innerhalb von PsychDesk.

Konkret verarbeitete Daten:
PsychDesk verarbeitet im Rahmen der Google-Kalendersynchronisation ausschließlich Terminzeitpunkte (Datum, Uhrzeit, Dauer). Weitere Kalenderinhalte, Beschreibungen, Teilnehmer oder Notizen werden nicht eingesehen, gespeichert oder übertragen.

Datennutzung und „Limited Use“-Policy:
Die Nutzung von Informationen, die wir von Google APIs erhalten, erfolgt ausschließlich im Rahmen der Google API Services User Data Policy, einschließlich der Anforderungen an die „Limited Use“-Nutzung. Wir nutzen diese Daten weder zur Personalisierung von Werbung noch zum Trainieren unserer KI-Modelle.

Widerruf des Zugriffs:
Sie können die Verbindung zum Google Kalender jederzeit in PsychDesk trennen oder die Zugriffsrechte direkt in Ihren Google-Konto-Einstellungen widerrufen.

5. Nutzung von KI-Funktionen

Unsere Software bietet optional KI-gestützte Funktionen an (z. B. Zusammenfassung von Sitzungsnotizen).

• Keine Weitergabe an Dritte: Wir nutzen selbst-gehostete KI-Modelle auf unseren Servern in der EU. Es werden keine Daten an externe KI-Anbieter wie OpenAI oder Google gesendet.
• Speicherung: Die generierten Entwürfe werden nicht dauerhaft in den KI-Modellen gespeichert, sondern lediglich als Textvorschlag in Ihre Notizoberfläche übertragen.

6. Ihre Rechte

Sie haben jederzeit das Recht auf unentgeltliche Auskunft über Ihre gespeicherten personenbezogenen Daten, deren Herkunft und Empfänger und den Zweck der Datenverarbeitung sowie ein Recht auf Berichtigung, Sperrung oder Löschung dieser Daten. Wenden Sie sich hierzu bitte an die im Impressum angegebene Adresse oder per E-Mail an info@psychonline.org.