Allgemeine Geschäftsbedingungen (AGB)
Stand: 01. Dezember 2025
§ 1 Geltungsbereich und Vertragsgegenstand
Diese Allgemeinen Geschäftsbedingungen (AGB) gelten für alle Verträge zwischen der PsychOnline UG (haftungsbeschränkt) (nachfolgend „Anbieter“) und ihren gewerblichen Kunden (nachfolgend „Nutzer“), insbesondere Psychotherapeuten, Psychologen und Heilpraktikern, über die Nutzung der webbasierten Software „PsychDesk“ als Software-as-a-Service (SaaS).
Vertragsgegenstand ist die Bereitstellung der Software PsychDesk zur Nutzung über das Internet für die Dauer dieses Vertrages. Die Geltung abweichender oder ergänzender Bedingungen des Nutzers wird ausgeschlossen, es sei denn, der Anbieter stimmt diesen ausdrücklich schriftlich zu.
§ 2 Vertragsschluss und Beta-Phase (falls zutreffend)
Die Registrierung des Nutzers auf der Website stellt ein verbindliches Angebot zum Abschluss eines Nutzungsvertrages dar. Der Vertrag kommt durch die elektronische Bestätigung der Registrierung durch den Anbieter zustande.
Beta-Phase: Sofern die Nutzung der Software als „Beta“ gekennzeichnet ist, erfolgt die Bereitstellung kostenfrei zur Erprobung des Funktionsumfangs. Der Anbieter behält sich das Recht vor, Funktionen während der Beta-Phase ohne vorherige Ankündigung zu ändern oder zu entfernen. Nach Beendigung der Beta-Phase wird der Nutzer rechtzeitig über die Umstellung auf kostenpflichtige Pläne informiert.
§ 3 Leistungsumfang
Der Anbieter stellt dem Nutzer die Software PsychDesk in ihrem jeweils aktuellen Funktionsumfang zur Verfügung. Der Leistungsumfang richtet sich nach dem vom Nutzer gewählten Abonnement (z.B. Solo, Praxis Core, AI Suite).
Der Anbieter ist berechtigt, die Software weiterzuentwickeln und Anpassungen vorzunehmen, soweit hierdurch die Kernfunktionen nicht in einer Weise eingeschränkt werden, die für den Nutzer unzumutbar ist. Wesentliche Änderungen werden dem Nutzer rechtzeitig angekündigt.
Der Anbieter gewährleistet eine Verfügbarkeit der Software von 99% im Jahresmittel. Ausgenommen sind notwendige, geplante Wartungsarbeiten sowie Ausfallzeiten, die außerhalb des Einflussbereichs des Anbieters liegen (z.B. höhere Gewalt, Störung des Internets).
§ 4 Pflichten des Nutzers
Der Nutzer verpflichtet sich insbesondere:
- seine Zugangsdaten (Benutzername und Passwort) geheim zu halten und vor unbefugtem Zugriff Dritter zu schützen;
- bei der Nutzung der Software alle anwendbaren Gesetze und berufsrechtlichen Vorschriften, insbesondere die ärztliche/psychotherapeutische Schweigepflicht und die datenschutzrechtlichen Bestimmungen (insbesondere DSGVO, SGB V, BGB), einzuhalten;
- die in die Software eingegebenen Inhalte und Daten nur insoweit zu verarbeiten, als hierfür eine rechtmäßige Grundlage (z.B. Behandlungsvertrag, Einwilligung) besteht; für die Rechtmäßigkeit der Datenverarbeitung bleibt allein der Nutzer verantwortlich;
- sicherzustellen, dass bei der Nutzung von Funktionen für Videosprechstunden und KI-Funktionen etwaig erforderliche Einwilligungen der Patienten/ Klienten eingeholt werden.
Der Anbieter stellt dem Nutzer einen Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) gemäß Art. 28 DSGVO in elektronischer Form zur Verfügung. Der Abschluss dieses AVV ist Voraussetzung für die Nutzung der Software mit echten Patienten- bzw. Klientendaten. Ohne wirksam abgeschlossenen AVV ist die Nutzung ausschließlich zu Test- und Demo-Zwecken mit fiktiven Daten zulässig.
§ 5 Vergütung, Zahlungsbedingungen und Preisänderungen
Die Vergütung richtet sich nach der zum Zeitpunkt des Vertragsschlusses bzw. der Planwahl gültigen Preisliste des Anbieters. Die Zahlung erfolgt je nach gewähltem Plan monatlich oder jährlich im Voraus.
Rechnungen werden elektronisch erstellt und dem Nutzer im jeweiligen Kundenkonto zur Verfügung gestellt. Der Nutzer gerät spätestens 30 Tage nach Zugang der Rechnung und Fälligkeit automatisch in Verzug, sofern der Nutzer nicht bereits zuvor durch eine Mahnung in Verzug geraten ist.
Der Anbieter ist berechtigt, die Preise für zukünftige Abrechnungszeiträume anzupassen. Eine Preisanpassung wird dem Nutzer mindestens 30 Tage vor Ablauf der aktuellen Abrechnungsperiode in Textform (z.B. per E-Mail oder im Kundenkonto) mitgeteilt. Widerspricht der Nutzer der Preisanpassung nicht bis zum Beginn der neuen Abrechnungsperiode und nutzt die Software weiter, gilt die Preisanpassung als akzeptiert. Im Falle eines Widerspruchs ist der Anbieter berechtigt, den Vertrag zum Ende der aktuellen Abrechnungsperiode zu kündigen.
§ 6 Vertragslaufzeit, Kündigung und Datenauszug
Der Vertrag wird auf unbestimmte Zeit geschlossen und verlängert sich automatisch um die jeweils gewählte Abrechnungsperiode (z.B. einen Monat oder ein Jahr), sofern er nicht fristgerecht gekündigt wird.
Der Vertrag kann von beiden Parteien mit einer Frist von 14 Tagen zum Ende der jeweiligen Abrechnungsperiode gekündigt werden. Die Kündigung bedarf der Textform (z.B. über das Kundenkonto oder per E-Mail).
Das Recht zur außerordentlichen Kündigung aus wichtigem Grund bleibt unberührt. Ein wichtiger Grund liegt für den Anbieter insbesondere dann vor, wenn der Nutzer seinen Zahlungspflichten trotz Mahnung nicht nachkommt, unrichtige Angaben zur Person oder Praxis gemacht hat oder gegen wesentliche Pflichten dieses Vertrages verstößt (z.B. Verstoß gegen Datenschutz- oder Berufsrechtsvorschriften).
Der Nutzer ist selbst dafür verantwortlich, vor Vertragsende sämtliche für ihn relevanten Daten (z.B. Stammdaten, Terminhistorie, Rechnungen, Notizen) in einem gängigen Format zu exportieren. Nach Beendigung des Vertrages besteht kein Anspruch auf Wiederherstellung oder erneute Bereitstellung gelöschter Daten. Näheres ergibt sich aus der Datenschutzerklärung und den dort beschriebenen Lösch- und Aufbewahrungsfristen.
§ 7 Sperrung des Zugangs / Missbräuchliche Nutzung
Der Anbieter ist berechtigt, den Zugang des Nutzers zur Software ganz oder teilweise vorübergehend zu sperren, wenn
- konkrete Anhaltspunkte für eine missbräuchliche Nutzung oder einen erheblichen Verstoß gegen diese AGB, gegen gesetzliche Vorschriften oder gegen berufsrechtliche Pflichten vorliegen, oder
- der Nutzer sich mit fälligen Zahlungen trotz Mahnung in Verzug befindet.
Der Anbieter wird bei einer Sperrung die berechtigten Interessen des Nutzers berücksichtigen und den Nutzer, soweit möglich, vorab oder unverzüglich nachträglich über die Sperrung und deren Gründe informieren. Die Sperrung wird aufgehoben, sobald die Gründe für die Sperrung entfallen sind.
§ 8 Haftung
Der Anbieter haftet unbeschränkt bei Vorsatz und grober Fahrlässigkeit. Bei leichter Fahrlässigkeit haftet der Anbieter nur bei Verletzung wesentlicher Vertragspflichten (Kardinalpflichten), deren Erfüllung die ordnungsgemäße Durchführung des Vertrages überhaupt erst ermöglicht und auf deren Einhaltung der Nutzer regelmäßig vertrauen darf.
In Fällen leicht fahrlässiger Verletzung von Kardinalpflichten ist die Haftung auf den vertragstypischen, vorhersehbaren Schaden begrenzt. Die Haftung für Schäden aus der Verletzung des Lebens, des Körpers oder der Gesundheit sowie die Haftung nach dem Produkthaftungsgesetz bleiben unberührt.
§ 9 Schlussbestimmungen
Es gilt das Recht der Bundesrepublik Deutschland unter Ausschluss des UN-Kaufrechts. Sofern der Nutzer Kaufmann im Sinne des Handelsgesetzbuches, juristische Person des öffentlichen Rechts oder öffentlich-rechtliches Sondervermögen ist, ist ausschließlicher Gerichtsstand für alle Streitigkeiten aus diesem Vertrag der Sitz des Anbieters.
Sollten einzelne Bestimmungen dieser AGB unwirksam sein oder werden, so wird dadurch die Wirksamkeit der übrigen Bestimmungen nicht berührt. Anstelle der unwirksamen Bestimmung gilt diejenige wirksame Regelung als vereinbart, die dem wirtschaftlichen Zweck der unwirksamen Bestimmung am nächsten kommt. Entsprechendes gilt im Falle einer Regelungslücke.